Política de tratamiento de datos

1. Objetivo

Frencher Servicios Industriales S.A.S. (en adelante “Frencher SI”) dando cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, la cuales regula la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla la siguiente política para el tratamiento de datos personales dentro de la Compañía.

2. Responsable del tratamiento de datos

Frencher SI, identificada con NIT 830026817 con domicilio principal en la Calle 128 # 46 – 24 de la ciudad de Bogotá, Colombia, con sitio web https://frenchersi.com, correo electrónico ventas1@frenchersi.com y teléfono +57 311 4447187.

Principios aplicables al tratamiento de datos personales

La protección de datos personales en Frencher SI estará sometida a las siguientes reglas, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.

3. Principios aplicables al tratamiento de datos personales

3.1. Consentimiento informado o principio de Libertad

El Tratamiento de datos personales al interior de Frencher SI, sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del titular.

3.2. Legalidad

El Tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.

3.3. Finalidad de los datos

El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.

3.4. Calidad o veracidad de los datos

Los datos de carácter personal recolectados por Frencher SI deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

3.5. Transparencia

En el Tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le conciernen. En la recolección de los datos personales por parte de Frencher SI se deberá tener en cuenta la finalidad del Tratamiento y/o de la base de datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

3.6. Acceso y circulación restringida

Los datos personales que recolecte o trate Frencher SI serán usados por esta sociedad o sus vinculadas solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular de los datos, por tanto, solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la prestación de algún servicio a Frencher SI que sea necesario y que tenga la misma finalidad que le esté dando Frencher SI a dichos datos personales. El Titular con su Autorización, facultará a Frencher SI de la misma manera, a la Transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a encargados del Tratamiento o sus vinculadas. Los datos personales bajo custodia de Frencher SI no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como Internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información.

3.7. Temporalidad de los datos

Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el Dato Personal, Frencher SI deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante. No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de Datos del Frencher SI cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.

3.8. Seguridad de los datos

Frencher SI, en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. Frencher SI, conforme la clasificación de los datos personales que realice al interior de la organización, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3.9. Confidencialidad

Frencher SI y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. Frencher SI implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

3.10. Deber de información

Frencher SI informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las Bases de Datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

3.11. Protección especial de datos sensibles

Frencher SI no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal. Ninguna actividad de Frencher SI, estará condicionada a que el Titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiere.

4. Derechos de los titulares de los datos

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información de Frencher SI, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley. El ejercicio de estos derechos podrá ser realizado por parte del Titular del Dato Personal, de acuerdo con las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y será ejercido por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

4.1. Derecho de actualización

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.

4.3. Derecho de rectificación

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

4.4. Derecho de Cancelación y supresión

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o cuando se mantengan en razón de la existencia de una relación contractual o comercial.

4.5. Derecho a la revocatoria del consentimiento

El Titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la Autorización que habilitaba a Frencher SI para un Tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

4.6. Derecho de Oposición

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de oponerse al Tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. Frencher SI, con base en los legítimos derechos que argumente el Titular del Dato Personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos.

4.7. Derecho a presentar Consultas y Reclamos o a ejercer Acciones

El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante Frencher SI consultas y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente. Frencher SI dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.

4.8. Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el Titular del dato tiene derecho a otorgar su Autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en Frencher SI. De manera excepcional, esta Autorización no será requerida en los siguientes casos:

Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
En casos de emergencia médica o sanitaria.
Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas. En estos casos, si bien no se requiere de la Autorización del Titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

5. Atención de peticiones, consultas y reclamos

Consultas: Los Titulares de la información, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de la Compañía en los términos y plazos establecidos en el Artículo 15 de la ley 1582 de 2012. El término de respuesta será de máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción. No obstante, cuando no sea posible dar respuesta a la consulta dentro del término señalado anteriormente, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su consulta, sin que supere los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Reclamos: Los Titulares que consideren que la información contenida en alguna de las bases de datos de la Compañía debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria, o que adviertan un presunto incumplimiento de los deberes a cargo del Responsable, podrán presentar un reclamo en los términos y plazos establecidos en el Artículo 15 de la ley 1582 de 2012. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recepción. No obstante, cuando no sea posible atender el reclamo dentro del término señalado anteriormente, se le informará al reclamante los motivos de la demora y la fecha en la que será atendido su reclamo, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si la Compañía no es competente para resolver el reclamo, se trasladará a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará al interesado.

5.1. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

El Área de Cumplimiento de Frencher SI es la encargada de dar trámite a las Peticiones, Consultas y Reclamos. Para el ejercicio de estos derechos el Titular de la Información podrá contactarse en el correo electrónico ventas1@frenchersi.com o en la dirección Calle 128 # 46 – 24, en Bogotá D.C.

6. Política general del tratamiento de datos personales y su finalidad

Para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos como objetivo general del Frencher SI está el asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus accionistas, proveedores, postulantes, empleados y ex empleados, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales. Para tal efecto, Frencher SI se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé Tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información. En la Autorización de Tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las vinculadas de la organización. Los Encargados de administración de Bases de Datos de Frencher SI, deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados, principalmente, para desarrollar del objeto social de la Compañía conforme a los estatutos legales; cumplir con las normas aplicables en materia laboral, tributaria, entre otras; realizar encuestas y remitir información comercial de Frencher SI; compartir con terceros que colaboran con Frencher SI y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información; realizar estudios de seguridad; consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales, o bases de datos públicas, transmitir y/o transferir la información personal recolectada a las compañías filiales de Frencher SI; y cualquier otra finalidad que llegare a resultar en el desarrollo de la relación entre Frencher SI y el Titular de los datos personales.

7. Políticas específicas para el tratamiento y finalidad de datos personales

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de Frencher SI, en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

7.1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano

Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.

7.1.1. Tratamiento y finalidad de datos antes de la relación contractual

Frencher SI informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Cuando Frencher SI contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de Frencher SI y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

7.1.2. Tratamiento y finalidad de datos durante la relación contractual

Frencher SI almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física digital solo será accedida y tratada por el Área de Gestión Humana y Administrativa y con la finalidad de administrar la relación contractual entre Frencher SI y el empleado. El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en Frencher SI. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a Frencher SI evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales. Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo. Por servicios externos que Frencher SI pueda requerir, en el Tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la Autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.

7.1.3. Tratamiento y finalidad de datos después de terminad a la relación contractual

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, Frencher SI procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles. Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos.
Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
Fines estadísticos o históricos.

7.2. Tratamiento y finalidad de datos personales de Accionistas

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionistas de Frencher SI, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia. Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:

Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista;
Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía;
Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad;
Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas.

7.3. Tratamiento y finalidad de datos personales de Proveedores

Frencher SI solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a Frencher SI por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga. Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:

Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012.

Frencher SI podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de Frencher SI, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, Frencher SI devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación. Cuando Frencher SI entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. Frencher SI verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

8. Grabaciones, filmaciones y comunicaciones

La entidad como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados. En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por Frencher SI. Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de Frencher SI o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones. La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular. Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con Frencher SI, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

9. Datos de menores

La entidad no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.

10. Modificaciones a las políticas

La Compañía se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

11. Ley, jurisdicción y vigencia

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal. La vigencia de las bases de datos en las que se registran los datos personales será determinada por el tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Agotadas las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, los datos serán eliminados de nuestras bases de datos.